Política de Privacidad

Introducción

En Verumax, la privacidad y seguridad de sus datos constituye nuestra máxima prioridad. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos su información personal cuando usted hace uso de nuestros servicios.

Al utilizar Verumax, usted acepta las prácticas descritas en esta política. Si no está de acuerdo con estas disposiciones, le solicitamos no utilizar nuestros servicios.

1. Información que Recopilamos

1.1 Información de Cuenta

Cuando usted crea una cuenta, recopilamos:

• Nombre completo y datos de contacto (correo electrónico, teléfono)
• Nombre de la institución, organización o profesional independiente
• Dirección física y fiscal
• Información de facturación y pago
• Credenciales de acceso (usuario/contraseña encriptada)

1.2 Datos de Documentos y Beneficiarios

Al emitir documentos, recopilamos datos de los beneficiarios (estudiantes, clientes, empleados, socios, entre otros):

• Nombre completo y número de identificación (Cédula, RUC, entre otros)
• Correo electrónico y teléfono (para notificaciones)
• Datos académicos, profesionales o laborales relacionados con el documento emitido
• Fotografía (opcional, si se incluye en el documento)

1.3 Datos de Uso y Técnicos

• Dirección IP, navegador, sistema operativo
• Páginas visitadas, tiempo de sesión, clics
• Registros de validación de documentos (quién validó, cuándo, desde dónde)
• Métricas de uso del portal (descargas, accesos, entre otros)

2. Cómo Usamos su Información

Utilizamos los datos recopilados para:

• Proveer el Servicio: Generar, almacenar y gestionar documentos digitales
• Validación: Verificar la autenticidad de documentos mediante códigos QR
• Notificaciones: Enviar correos electrónicos sobre documentos emitidos, actualizaciones del servicio
• Facturación: Procesar pagos y emitir facturas
• Mejora del Servicio: Analizar métricas de uso para optimizar funcionalidades
• Soporte Técnico: Resolver consultas y problemas técnicos
• Cumplimiento Legal: Cumplir con obligaciones legales y regulatorias

3. Compartir Información con Terceros

No vendemos ni alquilamos sus datos personales a terceros. Solo compartimos información en estos casos limitados:

3.1 Proveedores de Servicios

Trabajamos con proveedores confiables que nos ayudan a operar el Servicio:

• Hosting y almacenamiento en la nube (servidores seguros)
• Procesadores de pagos (con certificación PCI-DSS)
• Servicios de correo electrónico transaccional
• Servicios de impresión y envío (únicamente para documentos físicos solicitados)

Todos los proveedores están contractualmente obligados a proteger sus datos y no pueden utilizarlos para otros fines.

3.2 Requerimientos Legales

Podemos divulgar información si la ley lo requiere (orden judicial, proceso legal) o para proteger nuestros derechos legales.

3.3 Validación Pública

Los documentos emitidos son validables públicamente mediante código QR. La información mostrada en la validación (nombre del beneficiario, institución emisora, datos del documento) será visible para cualquier persona que escanee el código.

4. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad de nivel empresarial:

• Encriptación SSL/TLS 256-bit: Todas las comunicaciones están encriptadas
• Contraseñas protegidas: Almacenadas con hash y salt (bcrypt)
• Respaldos automáticos diarios: Con encriptación y almacenamiento redundante
• Firewall y monitoreo 24/7: Protección contra accesos no autorizados
• Auditorías de seguridad: Revisiones periódicas de vulnerabilidades
• Acceso restringido: Solo personal autorizado puede acceder a datos sensibles

A pesar de estas medidas, ningún sistema es 100% seguro. Le recomendamos utilizar contraseñas fuertes y no compartir sus credenciales.

5. Retención de Datos

Conservamos sus datos mientras usted mantenga una cuenta activa o según lo requiera la ley:

• Datos de cuenta: Hasta que usted cancele su cuenta + período legal mínimo (generalmente 10 años para fines fiscales)
• Documentos emitidos: Permanentemente, ya que sirven como registro histórico y validación
• Registros de validación: 5 años para auditoría y prevención de fraude
• Datos de facturación: 10 años según normativas contables

Al cancelar su cuenta, eliminamos datos innecesarios de forma segura, pero conservamos registros históricos según obligaciones legales.

6. Sus Derechos

Según las leyes de protección de datos personales, usted tiene derecho a:

• Acceso: Solicitar una copia de sus datos personales que tenemos almacenados
• Rectificación: Corregir datos inexactos o incompletos
• Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos (sujeto a obligaciones legales)
• Limitación: Restringir ciertos usos de sus datos
• Portabilidad: Recibir sus datos en formato estructurado y transferible
• Oposición: Oponerse al procesamiento de sus datos en ciertas circunstancias
• Revocación de consentimiento: Retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento

Para ejercer estos derechos, contáctenos en privacidad@verumax.ec. Responderemos dentro de 15 días hábiles.

7. Cookies y Tecnologías Similares

Utilizamos cookies y tecnologías similares para:

• Cookies esenciales: Para el funcionamiento del portal (sesión, autenticación)
• Cookies analíticas: Para entender cómo usa el servicio y mejorarlo (anónimas)
• Cookies de preferencias: Para recordar sus configuraciones (idioma, tema, entre otros)

Usted puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto podría afectar la funcionalidad del Servicio.

8. Transferencias Internacionales

Sus datos se almacenan principalmente en servidores ubicados en Ecuador. En algunos casos, proveedores de servicios pueden procesar datos en otros países con niveles adecuados de protección de datos (por ejemplo: Estados Unidos bajo el Data Privacy Framework, Unión Europea bajo GDPR).

9. Privacidad de Menores

Nuestro Servicio no está dirigido a menores de 13 años. Si descubrimos que hemos recopilado datos de un menor sin consentimiento parental, eliminaremos esa información inmediatamente.

Para beneficiarios menores de edad cuyos documentos son emitidos por instituciones educativas, el consentimiento se presume otorgado por la institución que actúa en ejercicio de la patria potestad delegada o tutela académica.

10. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente. Los cambios significativos serán notificados por correo electrónico o mediante aviso destacado en el portal. La fecha de "Última actualización" en la parte superior indica cuándo se realizó la última modificación.

11. Contacto

Para consultas, ejercer sus derechos, o reportar problemas de privacidad:

12. Autoridad de Aplicación

En Ecuador, la autoridad de aplicación en materia de protección de datos personales es la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. Si considera que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar una denuncia ante este organismo.